La trazabilidad, un requisito clave en el nuevo sistema de facturación electrónica de Colombia

Según SERES, multinacional francesa pionera y especialista en el intercambio electrónico seguro de documentos, “este aspecto, que ayudará a las empresas a conocer si su factura ha sido recibida, puede generarles un problema -comenta Carlos Velamazán, Director de la Unidad de Negocio América de SERES-, porque precisa de un mayor control y seguimiento de los documentos, y las compañías van a verse obligadas a adaptar sus sistemas internos a cada uno de tipos de acuse de recibo de sus proveedores”.

“Además –añade Velamazán–, a los diversos formatos digitales en los que se va a poder recibir el acuse de recibo, hay que añadir la posibilidad de recepción en papel.”

Este control, según SERES, deriva en la mayoría de los casos, en la necesidad de destinar un mayor número de recursos, tanto económicos como humanos, para supervisar que se cumpla con los requisitos de la normativa. “Tal y como se ha visto en otros países con la misma iniciativa, la mejor solución –señala Velamazán– es adoptar un servicio de factura electrónica que aporte trazabilidad y que haga más sencillo el proceso. Es decir, que permita saber el estado preciso de los documentos: en tránsito, recibidos, aceptados, rechazados, pendientes de pago, etc. con independencia de tipo de acuse de recibo”.

La trazabilidad ayuda a las empresas a aumentar la visibilidad y el control del negocio y del estado de las cuentas. Además, el seguimiento en tiempo real del estado de las facturas hace posible que las relaciones con los socios sean más eficientes y que las previsiones sean mucho más precisas.